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The signing capability has to be enabled by an administrator. How to do this is described here:
General configurations of the for Signing-Service
Content
| Table of Contents |
|---|
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User documentation (English)
The following describes how to request signatures, how to check the signing progress, and how to audit the signing process.
About the use case
To reduce the effort to sign documents via paperware more and more companies are using the technique of digital signatures. This makes the process much easier. The documents have not to be printed and sent via white mail and sent back the same way, and scanned and saved to the dossier (folder, file, etc.).
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The complete process should be protocolled for audit purposes but also to see the progress.
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The following describes how to request signatures, how to check the signing progress, and how to audit the signing process.
Request signatures
A user is offered the action ‘Request Signature’ in the menu when
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When activating this action, the user is prompted to enter the following data:A
An email subject
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is to be used in the email to
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signers
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to briefly state the reason for signing. At least 5 characters must be entered. Up to 100 characters are possible.
If no subject is entered, a standard text stored in the system is used.An email message that appears in the body of the e-mail detailing the reason for the signature. At least 5 characters must be entered. Up to 100 characters are possible.
If no message is entered, a standard text stored in the system is used.The list of signers with their names and email address. To make typing easier and avoid typing errors, both fields offer suggestions after typing two characters.
Todo:
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The order of signing
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.
After completing the signature request, the document file is transferred to the configured signing platform.
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Im Folgenden wird beschrieben, wie Sie Signaturen anfordern, den Signierfortschritt überprüfen und den Signiervorgang überwachen.
Über den Anwendungsfall
Um den Aufwand für das Unterschreiben von Dokumenten per Papier zu reduzieren, nutzen immer mehr Unternehmen die Technik der digitalen Signatur. Dies erleichtert den Vorgang erheblich. Die Dokumente müssen nicht ausgedruckt und per Post verschickt und auf dem gleichen Weg zurückgesendet, gescannt und in der Akte (Ordner, Dossier usw.) gespeichert werden.
Verantwortliche Benutzer möchten elektronische Unterschriften für das finalisierte PDF-Dokument in der Form anfordern können, dass das Dokument nach der Festlegung der Unterzeichner an einen Dienst gesendet wird, der den Signiervorgang steuert und es nach Abschluss als neue Version speichert.
Der gesamte Prozess sollte zu Prüfzwecken, aber auch zur Fortschrittskontrolle protokolliert werden.
Unterschriften anfordern
Einem Benutzer wird die Aktion „Signatur anfordern“ im Menü angeboten, wenn
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Beim Aktivieren dieser Aktion wird der Benutzer aufgefordert, folgende Daten einzugeben:
Einen E-Mail-Betreff, der in der Email an die Unterschriftengeber verwendet wird, um in Kürze auf den Grund für die Unterzeichnung hinzuweise. Es müssen mindestens 5 Zeichen eingegeben werden. Es sind bis zu 100 Zeichen möglich.
Wird kein Betreff eingegeben, so wird ein im System hinterlegter Standardtext verwendet.Eine E-mail-Nachricht, der im Nachrichtenteil der Email angezeigt wird, in dem ausführlicher auf den Grund für die Unterschrift eingegangen wird. Es müssen mindestens 5 Zeichen eingegeben werden. Es sind bis zu 100 Zeichen möglich.
Wird keine Nachricht eingegeben, so wird ein im System hinterlegter Standardtext verwendet.Die Liste der Unterschriftengeber mit ihrem Namen und ihrer E-Mail-Adresse.
Zur Eingabeerleichterung und zur Vermeidung von Eingabefehlern bieten beide Felder Vorschläge nach dem Tippen von zwei Zeichen.Todo: Die Reihenfolge der Unterschriftgebung.
Nach Abschluss der Signaturanfrage wird die Dokumentdatei an die konfigurierte Signier-Plattform übergeben.
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Es wird regelmäßig geprüft, ob sich im Signaturprozess auf der Signier-Plattform etwas geändert hat. Im Änderungsfall wird die neue Statusinformationen am Objekt sichtbar.
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The following statuses are possible:
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Value
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Die folgenden Status sind möglich:
Wert | Beschreibung |
|---|---|
angefordert | Die Unterschriften wurden angefordert, die Dokumentendatei wurde jedoch noch nicht an die Signaturplattform übergeben. Während der Bearbeitung wird die Aktion ‘Signatur anfordern’ entfernt und ‘Signaturvorgang abbrechen’ angeboten. |
unterschrieben | Ein Unterschriftengeber hat die Dokumentdatei signiert. Wenn alle Unterschriftengeber unterzeichnet haben, ist die Dokumentdatei vollständig signiert, wurde vom Signaturdienst abgerufen und als neue Version dem Dokument hinzugefügt. |
abgewiesen | Ein Unterschriftengeber hat die Signatur überarbeitet und einen Grund angegeben. |
abgelaufen | Der aktuelle Unterschriftengeber hat nicht innerhalb der auf der Signaturplattform konfigurierten Zeit unterschreiben. |
abgebrochen | Ein Benutzer hatte den Unterschriftenvorgang abgebrochen. |
Fehler | Sollte beim Unterschreiben ein Fehler auftreten, wird der Grund hier dokumentiert. |
in Bearbeitung | Die Dokumentendatei wurde an die Signierplattform übergeben und die angegebenen Unterschriftengeber müssen unterschreiben. |
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