⚠ This article is new and still under construction so content can be changed at any time!This article is written for users that want to use a feature that comes with version 9.6. It is about how to request other users to sign a specific PDF document file by with the support of an external signing platform like DocuSign.
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A user is offered the action ‘Request Signature’ signatures’ in the menu when
the document file is of type PDF
the document type was intended for signing
the right to edit is giventhe document is editable (e.g. the user has edit permission, the object is not finalized, not yet signed, etc.and the signing status is not ‘in process’)
When activating this action, the user is prompted to enter the following data:
An email subject is to be used in the email to signers to briefly state the reason for signing. At least 5 characters must be entered. Up to 100 characters are possible.
If no subject is entered, a standard text stored in the system is used.An email message that appears in the body of the e-mail detailing the reason for the signature. At least 5 characters must be entered. Up to 100 characters are possible.
If no message is entered, a standard text stored in the system is used.The list of signers with their names and email address. To make typing easier and avoid typing errors, both fields offer suggestions after typing two characters.
Todo: The order of signingnumber that controls the signing. If the signers should get the emails in parallel ‘1' for each can be entered. If the signers should get the emails if the processor has signed the the number ‘1’,’2’,'3' should be set.
After completing the signature requestby pushing ‘Request’, the document file is transferred to the configured signing platform.
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Einen E-Mail-Betreff, der in der Email an die Unterschriftengeber verwendet wird, um in Kürze auf den Grund für die Unterzeichnung hinzuweise. Es müssen mindestens 5 Zeichen eingegeben werden. Es sind bis zu 100 Zeichen möglich.
Wird kein Betreff eingegeben, so wird ein im System hinterlegter Standardtext verwendet.Eine E-mail-Nachricht, der im Nachrichtenteil der Email angezeigt wird, in dem ausführlicher auf den Grund für die Unterschrift eingegangen wird. Es müssen mindestens 5 Zeichen eingegeben werden. Es sind bis zu 100 Zeichen möglich.
Wird keine Nachricht eingegeben, so wird ein im System hinterlegter Standardtext verwendet.Die Liste der Unterschriftengeber mit ihrem Namen und ihrer E-Mail-Adresse.
Zur Eingabeerleichterung und zur Vermeidung von Eingabefehlern bieten beide Felder Vorschläge nach dem Tippen von zwei Zeichen.Todo: Die Reihenfolge der Unterschriftgebung.
Nach Abschluss der Signaturanfrage wird die Dokumentdatei an die konfigurierte Signier-Plattform übergeben.
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