This article is written for users that want to use a feature that comes with version 9.6. It is about how to request other users to sign a specific PDF document file with the support of an external signing platform like DocuSign.
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An email subject is to be used in the email to signers to briefly state the reason for signing. At least 5 characters must be entered. Up to 100 characters are possible.
If no subject is entered, a standard text stored in the system is used.An email message that appears in the body of the e-mail detailing the reason for the signature. At least 5 characters must be entered. Up to 100 characters are possible.
If no message is entered, a standard text stored in the system is used.The list of signers with their names and email address. To make typing easier and avoid typing errors, both fields offer suggestions after typing two characters.
The order number that controls the signing. If the signers should get the emails in parallel ‘1' for each can be entered. If the signers should get the emails if the processor has signed the the number ‘1’, ’2’, and '3' should be set.
After completing by pushing ‘Request’, the document file is transferred to the configured signing platform.
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Verantwortliche Benutzer möchten elektronische Unterschriften für das finalisierte PDF-Dokument in der Form anfordern können, dass das Dokument nach der Festlegung der Unterzeichner an einen Dienst gesendet wird, der den Signiervorgang steuert und es nach Abschluss als neue Version speichert.
Der gesamte Prozess sollte wird zu Prüfzwecken, aber auch zur Fortschrittskontrolle protokolliert werden.
Unterschriften anfordern
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die Dokumentdatei vom Typ PDF ist
der Dokumenttyp zum Signieren vorgesehen wurde
das Bearbeitungsrecht gegeben ist
das Dokument bearbeitbar ist (z.B. der Benutzer hat das Bearbeitenrecht, das Objekt ist nicht finalisiert, noch nicht signiert wurde, etc.und der Unterschriftenstatus ist nicht ‘In Beabeitung’)
Beim Aktivieren dieser Aktion wird der Benutzer aufgefordert, folgende Daten einzugeben:
Einen E-Mail-Betreff, der in der Email an die Unterschriftengeber verwendet wird, um in Kürze auf den Grund für die Unterzeichnung hinzuweise. Es müssen mindestens 5 Zeichen eingegeben werden. Es sind bis zu 100 Zeichen möglich.
Wird kein Betreff eingegeben, so wird ein im System hinterlegter Standardtext verwendet.Eine E-mail-Nachricht, der im Nachrichtenteil der Email angezeigt wird, in dem ausführlicher auf den Grund für die Unterschrift eingegangen wird. Es müssen mindestens 5 Zeichen eingegeben werden. Es sind bis zu 100 Zeichen möglich.
Wird keine Nachricht eingegeben, so wird ein im System hinterlegter Standardtext verwendet.Die Liste der Unterschriftengeber mit ihrem Namen und ihrer E-Mail-Adresse.
Zur Eingabeerleichterung und zur Vermeidung von Eingabefehlern bieten beide Felder Vorschläge nach dem Tippen von zwei Zeichen.Todo: Die Reihenfolge der UnterschriftgebungDie Unterschriftenfolge, die die Signatur steuert. Wenn die Unterschriftgeber die E-Mails parallel erhalten sollen, kann für jeden „1“ eingegeben werden. Wenn die Unterschriftgeber die E-Mails erhalten sollen, wenn der vorherige sie signiert hat, sollten die Nummern „1“, „2“ und „3“ vergeben werden.
Nach Abschluss der Signaturanfrage wird die Dokumentdatei an die konfigurierte Signier-Plattform übergeben.
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