This article is written for users that want to use a feature that comes with yuuvis® RAD version 9.4 as a Beta-Version for testing and demo purposes and not for productive use. It is about how to request other persons to sign a specific PDF document file with the support of an external signing platform like DocuSign.
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Verantwortliche Benutzer möchten elektronische Unterschriften Signaturen für das finalisierte PDF-Dokument in der Form anfordern können, dass das Dokument nach der Festlegung der Unterzeichner an einen Dienst gesendet wird, der den Signiervorgang steuert und es nach Abschluss als neue Version speichert.
Der gesamte Prozess wird zu Prüfzwecken, aber auch zur Fortschrittskontrolle protokolliert.
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Signaturen anfordern
Einem Benutzer wird die Aktion „Signatur „Signaturen anfordern“ im Menü angeboten, wenn
die Dokumentdatei vom Typ PDF ist
der Dokumenttyp zum Signieren vorgesehen wurde
das Dokument bearbeitbar ist (der Benutzer hat das Bearbeitenrecht, das Objekt ist nicht finalisiert, und es wurden noch keine Unterschriften Signaturen angefordert)
Beim Aktivieren dieser Aktion wird der Benutzer aufgefordert, folgende Daten einzugeben:
Einen E-Mail-Betreff, der in der Email an die Unterschriftengeber Signierer verwendet wird, um in Kürze auf den Grund für die Unterzeichnung hinzuweise. Es müssen mindestens 5 Zeichen eingegeben werden. Es sind bis zu 100 Zeichen möglich.
Wird kein Betreff eingegeben, so wird ein im System hinterlegter Standardtext verwendet.Eine E-mail-Nachricht, der im Nachrichtenteil der Email angezeigt wird, in dem ausführlicher auf den Grund für die Unterschrift Signierung eingegangen wird. Es müssen mindestens 5 Zeichen eingegeben werden. Es sind bis zu 100 Zeichen möglich.
Wird keine Nachricht eingegeben, so wird ein im System hinterlegter Standardtext verwendet.Die Liste der Unterschriftengeber Signierer mit ihrem Namen und ihrer E-Mail-Adresse.
Zur Eingabeerleichterung und zur Vermeidung von Eingabefehlern bieten beide Felder Vorschläge nach dem Tippen von zwei Zeichen.Die UnterschriftenfolgeSignierfolge, die die Signatur steuert. Wenn die Unterschriftgeber Signierer die E-Mails parallel erhalten sollen, kann für jeden „1“ eingegeben werden. Wenn die Unterschriftgeber Signierer die E-Mails erhalten sollen, wenn der vorherige sie signiert hat, sollten die Nummern „1“, „2“ und „3“ vergeben werden.
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Sie können sich ein Bild über den Signaturprozess im zusätzlichen Objektaspekt ‘Unterschriften’ ‘Signaturen’ machen. Dieser steht dann zur Verfügung, sobald Unterschriften Signaturen zur Dokumentdatei angefordert wurden.
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Wert | Beschreibung |
|---|---|
angefordert | Die Unterschriften Signaturen wurden angefordert, die Dokumentendatei wurde jedoch noch nicht an die Signaturplattform übergeben. Während der Bearbeitung wird die Aktion ‘Signatur anfordern’ entfernt und ‘Signaturvorgang abbrechen’ angeboten. |
unterschriebensigniert | Ein Unterschriftengeber Signierer hat die Dokumentdatei signiert. Wenn alle Unterschriftengeber Signierer unterzeichnet haben, ist die Dokumentdatei vollständig signiert, wurde vom Signaturdienst abgerufen und als neue Version dem Dokument hinzugefügt. In dem Kopf der Objektdetails wird das Signatursymbol in Grün angezeigt. |
abgewiesen | Ein Unterschriftengeber Signierer hat die Signatur überarbeitet und einen Grund angegeben. |
abgelaufen | Der aktuelle Unterschriftengeber Signierer hat nicht innerhalb der auf der Signaturplattform konfigurierten Zeit unterschreibensigniert. |
abgebrochen | Ein Benutzer hatte den Unterschriftenvorgang Signiervorgang abgebrochen. |
Fehler | Sollte beim Unterschreiben Signieren ein Fehler auftreten, wird der Grund hier dokumentiert. |
in Bearbeitung | Die Dokumentendatei wurde an die Signierplattform übergeben und die angegebenen Unterschriftengeber Signierer müssen unterschreibensignieren. In dem Kopf der Objektdetails wird das Signatursymbol in Grau angezeigt. |
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In der Historie ist das Anfordern der Unterschriften Signaturen sowie das Anlegen einer neuen Version mit der fertig unterschriebenen signierten Datei mit einem entsprechenden Hinweis zur Änderung des Objekts zu erkennen.
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Signieren abbrechen
Ab yuuvis® RAD Version 9.6 wird Benutzern mit Bearbeitungsrecht die Aktion „Unterschreiben „Signieren abbrechen“ angeboten, wenn der Unterschriftenstatus Signierstatus ‘in Bearbeitung’ ist. Wenn der Benutzer diese Aktion auslöst, wird er nach einem Grund gefragt. Nach erneutem Drücken von „Unterschreiben „Signieren abbrechen“ wird der Signaturstatus auf „abgebrochen“ gesetzt und . In einer der nächsten Versionen wird die Aktion „Unterschriften „Signaturen anfordern“ erneut angeboten. Alle sonstigen Unterschrifteneigenschaften bleiben unverändertDer Status für die Signieren, die schon eine E-Mail erhalten haben aber noch nicht signiert haben, wird von ‘In Bearbeitung’ in ‘abgebrochen’ geändert inklusive Angabe des Datums und Grund.
Suchen nach zu signierenden und signierten Dokumenten
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