This article is written for users that who want to use a feature that comes with has been available since yuuvis® RAD version 9.4 as a Beta-Version for testing and demo purposes and not for productive use6. It is about how to request other persons to sign a specific PDF document file with the support of an external signing platform like DocuSign.
Prerequisite: To use this feature it is necessary to use your own accounts of the DocuSign eSignature or Adobe Sign platform.
The signing capability has to be enabled by an administrator. How to do this is described here:
General Configurations for Signing
...
After completing by pushing ‘Request’, the document file is transferred to the configured signing platform.
Beginning with yuuvis® RAD version 9.6, the existing data of the former request are offered in the dialog.
History/Audit
The request for signatures and the creation of a new version with the signed file can be seen in the history with a corresponding note in English on the change to the object.
Cancel signing
Beginning with yuuvis® RAD version 9.6, users Users with edit permission are offered the action ‘Cancel signing’ if the signing status is ‘in process’. If the user pushes this action he asked for a reason. After pushing again ‘Cancel signing’ the signing status is set to ‘canceled’, and the action ‘Request signatures’ is offered again. All other signature properties keep unchanged.
...
The following statuses are possible:
Value | Description |
|---|
requested
The signatures have benn requested but the document file is not yet handed over to the signing platform.
During processing the action ‘Request signature’ is removed and ‘Cancel signing process’ is offered.Color of the signing symbol in the object header | |
|---|---|
signed | A signer has signed the document file. If all signers have signed the document files is completely signed and the file is fetched from the signing service and added as new version to the document. |
Green | ||
revised | A signer has revised the signing and gave a reason. | Red |
expired | The current signer did not sign within the time that is configured on the signing platform. | Red |
cancelled | A user had cancelled the signing process | Red |
Error | In the case of an error during the signing process, the reason is documented here. | Red |
in process | The document file was handed over to the signing platform and the specified signers have to sign. |
Gray |
Search for documents to be signed and signed documents
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Verantwortliche Benutzer möchten elektronische Unterschriften Signaturen für das finalisierte PDF-Dokument in der Form anfordern können, dass das Dokument nach der Festlegung der Unterzeichner an einen Dienst gesendet wird, der den Signiervorgang steuert und es nach Abschluss als neue Version speichert.
Der gesamte Prozess wird zu Prüfzwecken, aber auch zur Fortschrittskontrolle protokolliert.
...
Signaturen anfordern
Einem Benutzer wird die Aktion „Signatur „Signaturen anfordern“ im Menü angeboten, wenn
die Dokumentdatei vom Typ PDF ist
der Dokumenttyp zum Signieren vorgesehen wurde
das Dokument bearbeitbar ist (der Benutzer hat das Bearbeitenrecht, das Objekt ist nicht finalisiert, und es wurden noch keine Unterschriften Signaturen angefordert)
Beim Aktivieren dieser Aktion wird der Benutzer aufgefordert, folgende Daten einzugeben:
Einen E-Mail-Betreff, der in der Email an die Unterschriftengeber Signierer verwendet wird, um in Kürze auf den Grund für die Unterzeichnung hinzuweise. Es müssen mindestens 5 Zeichen eingegeben werden. Es sind bis zu 100 Zeichen möglich.
Wird kein Betreff eingegeben, so wird ein im System hinterlegter Standardtext verwendet.Eine E-mail-Nachricht, der im Nachrichtenteil der Email angezeigt wird, in dem ausführlicher auf den Grund für die Unterschrift Signierung eingegangen wird. Es müssen mindestens 5 Zeichen eingegeben werden. Es sind bis zu 100 Zeichen möglich.
Wird keine Nachricht eingegeben, so wird ein im System hinterlegter Standardtext verwendet.Die Liste der Unterschriftengeber Signierer mit ihrem Namen und ihrer E-Mail-Adresse.
Zur Eingabeerleichterung und zur Vermeidung von Eingabefehlern bieten beide Felder Vorschläge nach dem Tippen von zwei Zeichen.Die UnterschriftenfolgeSignierfolge, die die Signatur steuert. Wenn die Unterschriftgeber Signierer die E-Mails parallel erhalten sollen, kann für jeden „1“ eingegeben werden. Wenn die Unterschriftgeber Signierer die E-Mails erhalten sollen, wenn der vorherige sie signiert hat, sollten die Nummern „1“, „2“ und „3“ vergeben werden.
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Sie können sich ein Bild über den Signaturprozess im zusätzlichen Objektaspekt ‘Unterschriften’ ‘Signaturen’ machen. Dieser steht dann zur Verfügung, sobald Unterschriften Signaturen zur Dokumentdatei angefordert wurden.
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Die folgenden Status sind möglich:
unterschrieben
Wert | Beschreibung |
|---|
angefordert
Die Unterschriften wurden angefordert, die Dokumentendatei wurde jedoch noch nicht an die Signaturplattform übergeben.
Während der Bearbeitung wird die Aktion ‘Signatur anfordern’ entfernt und ‘Signaturvorgang abbrechen’ angeboten.
Farbe des Signiersymbols im Objekttitel | |
|---|---|
signiert | Ein Signierer hat die Dokumentdatei signiert. Wenn alle |
Signierer unterzeichnet haben, ist die Dokumentdatei vollständig signiert, wurde vom Signaturdienst abgerufen und als neue Version dem Dokument hinzugefügt. |
Green | |
abgewiesen | Ein |
Signierer hat die Signatur überarbeitet und einen Grund angegeben. | Red |
abgelaufen | Der aktuelle |
Signierer hat nicht innerhalb der auf der Signaturplattform konfigurierten Zeit |
signiert. | Red |
abgebrochen | Ein Benutzer hatte den |
Signiervorgang abgebrochen, | Red |
Fehler | Sollte beim |
Signieren ein Fehler auftreten, wird der Grund hier dokumentiert. | Red |
in Bearbeitung | Die Dokumentendatei wurde an die Signierplattform übergeben und die angegebenen |
Signierer müssen |
signieren. |
Grau |
Historie/Audit
In der Historie ist das Anfordern der Unterschriften Signaturen sowie das Anlegen einer neuen Version mit der fertig unterschriebenen signierten Datei mit einem entsprechenden Hinweis zur Änderung des Objekts zu erkennen.
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Signieren abbrechen
Ab yuuvis® RAD Version 9.6 wird Benutzern mit Bearbeitungsrecht die Aktion „Unterschreiben „Signieren abbrechen“ angeboten, wenn der Unterschriftenstatus Signierstatus ‘in Bearbeitung’ ist. Wenn der Benutzer diese Aktion auslöst, wird er nach einem Grund gefragt. Nach erneutem Drücken von „Unterschreiben „Signieren abbrechen“ wird der Signaturstatus auf „abgebrochen“ gesetzt und . In einer der nächsten Versionen wird die Aktion „Unterschriften „Signaturen anfordern“ erneut angeboten. Alle sonstigen Unterschrifteneigenschaften bleiben unverändertDer Status für die Signieren, die schon eine E-Mail erhalten haben aber noch nicht signiert haben, wird von ‘In Bearbeitung’ in ‘abgebrochen’ geändert inklusive Angabe des Datums und Grund.
Suchen nach zu signierenden und signierten Dokumenten
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