This article is written for users that who want to use a feature that is has been available since yuuvis® RAD version 9.4 as a Beta-Version, and with version 9.6 to be used for productive use. It is about how to request other persons to sign a specific PDF document file with the support of an external signing platform like DocuSign.
Prerequisite: To use this feature it is necessary to use your own accounts of the DocuSign eSignature or Adobe Sign platform.
The signing capability has to be enabled by an administrator. How to do this is described here:
General Configurations for Signing
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After completing by pushing ‘Request’, the document file is transferred to the configured signing platform.
Beginning with yuuvis® RAD version 9.10, the existing data of the former request are offered in the dialog.
History/Audit
The request for signatures and the creation of a new version with the signed file can be seen in the history with a corresponding note in English on the change to the object.
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The following statuses are possible:
Value | Description | Color of the signing symbol in the object header |
|---|---|---|
signed | A signer has signed the document file. If all signers have signed the document files is completely signed and the file is fetched from the signing service and added as new version to the document. | Green |
revised | A signer has revised the signing and gave a reason. | Red |
expired | The current signer did not sign within the time that is configured on the signing platform. | Red |
cancelled | A user had cancelled the signing process | Red |
Error | In the case of an error during the signing process, the reason is documented here. | Red |
in process | The document file was handed over to the signing platform and the specified signers have to sign. | Gray |
Search for documents to be signed and signed documents
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Die folgenden Status sind möglich:
Wert | Beschreibung | Farbe des Signiersymbols im Objekttitel |
|---|---|---|
signiert | Ein Signierer hat die Dokumentdatei signiert. Wenn alle Signierer unterzeichnet haben, ist die Dokumentdatei vollständig signiert, wurde vom Signaturdienst abgerufen und als neue Version dem Dokument hinzugefügt. |
In dem Kopf der Objektdetails wird das Signatursymbol in Grün angezeigt.
Green | |
abgewiesen | Ein Signierer hat die Signatur überarbeitet und einen Grund angegeben |
. | Red | |
abgelaufen | Der aktuelle Signierer hat nicht innerhalb der auf der Signaturplattform konfigurierten Zeit signiert. | Red |
abgebrochen | Ein Benutzer hatte den Signiervorgang abgebrochen |
, | Red |
Fehler | Sollte beim Signieren ein Fehler auftreten, wird der Grund hier dokumentiert |
. | Red |
in Bearbeitung | Die Dokumentendatei wurde an die Signierplattform übergeben und die angegebenen Signierer müssen signieren |
. | Grau |
Historie/Audit
In der Historie ist das Anfordern der Signaturen sowie das Anlegen einer neuen Version mit der fertig signierten Datei mit einem entsprechenden Hinweis zur Änderung des Objekts zu erkennen.
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