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This article is written for users that want to request other users to sign a specific PDF document file by the support of an external signing platform like DocuSign.
The signing capability has to be enabled by an administrator. How to do this is described here:
General configurations of the Signing-Service
Content
The general use case
To reduce the effort to sign documents via paperware more and more companies are using the technique of digital signatures. This makes the process much easier. The documents have not to be printed and sent via white mail and sent back the same way, and scanned and saved to the dossier (folder, file, etc.).
Responsible users want to be able to request signatures for the finalized PDF document in the form that after determining the signers the document is sent to a service that controls the signing process and if completed saves it as a new version.
The complete process should be protocolled for audit purposes but also to see the progress.
User documentation (English)
The following describes how to request signatures, how to check the signing progress, and how to audit the signing process.
Request signatures
A user is offered the action ‘Request Signature’ in the menu when
the document file is of type PDF
the document type was intended for signing
the right to edit is given
the document is editable (e.g. not finalized, not yet signed, etc.)
When activating this action, the user is prompted to enter the following data:
A subject that is used in the email to the signers indicates the reason for signing. At least 5 characters must be entered. Up to 100 characters are possible.
The list of signers with their names and email address.
Todo: describe the signing order.
After completing the signature request, the document file is transferred to the configured signing platform.
History/Audit
The request for signatures and the creation of a new version with the signed file can be seen in the history with a corresponding note on the change to the object.
Todo: Canceling the signing process
During this process, users with edit permission can cancel the process.
Signing information
You can get an idea of the signature process in the additional object aspect 'Signatures'. This is then available as soon as signatures for the document file have been requested.
It is checked regularly whether anything has changed in the signature process on the signing platform. In the event of a change, the new status information is visible on the object.
The following statuses are possible:
Value | Description |
|---|---|
requested | The signatures have benn requested but the document file is not yet handed over to the signing platform. During processing the action ‘Request signature’ is removed and ‘Cancel signing process’ is offered. |
signed | A signer has signed the document file. If all signers have signed the document files is completely signed and the file is fetched from the signing service and added as new version to the document. |
revised | A signer has revised the signing and gave a reason. |
expired | The current signer did not sign within the time that is configured on the signing platform. |
cancelled | A user had cancelled the signing process. |
Error | In the case of an error during the signing process, the reason is documented here. |
in process | The document file was handed over to the signing platform and the specified signers have to sign. |
Search for documents to be signed and signed documents
Depending on the configuration of the system, signed PDF documents can be in one or more document types. The search can be carried out cross-context-wise. To do this, click on the object type 'Signature' in the 'Cross-context' area of the search dialog. A search form opens. If you want to find documents that are still in the signing process, select the status 'in process' and run the search. You can find signed documents with ‘signed’.
Benutzerdokumentation (Deutsch)
Im Folgenden wird beschrieben, wie Sie Signaturen anfordern, den Signierfortschritt überprüfen und den Signiervorgang überwachen.
Unterschriften anfordern
Einem Benutzer wird die Aktion „Signatur anfordern“ im Menü angeboten, wenn
die Dokumentdatei vom Typ PDF ist
der Dokumenttyp zum Signieren vorgesehen wurde
das Bearbeitungsrecht gegeben ist
das Dokument bearbeitbar ist (z.B. nicht finalisiert, noch nicht signiert wurde, etc.)
Beim Aktivieren dieser Aktion wird der Benutzer aufgefordert, folgende Daten einzugeben:
Einen Betreff, der in der Email an die Unterschriftengeber verwendet wird, um auf den Grund für die Unterzeichnung hinzuweise. Es müssen mindestens 5 Zeichen eingegeben werden. Es sind bis zu 100 Zeichen möglich.
Die Liste der Unterschriftengeber mit ihrem Namen und ihrer E-Mail-Adresse.
Todo: Die Reihenfolge der Unterschriftgebung.
Nach Abschluss der Signaturanfrage wird die Dokumentdatei an die konfigurierte Signier-Plattform übergeben.
Informationen über die Signaturen
Sie können sich ein Bild über den Signaturprozess im zusätzlichen Objektaspekt ‘Unterschriften’ machen. Dieser steht dann zur Verfügung, sobald Unterschriften zur Dokumentdatei angefordert wurden.
Es wird regelmäßig geprüft, ob sich im Signaturprozess auf der Signier-Plattform etwas geändert hat. Im Änderungsfall wird die neue Statusinformationen am Objekt sichtbar.
The following statuses are possible:
Value | Description |
|---|
Wert | Beschreibung |
|---|---|
angefordert | Die Unterschriften wurden angefordert, die Dokumentendatei wurde jedoch noch nicht an die Signaturplattform übergeben. Während der Bearbeitung wird die Aktion ‘Signatur anfordern’ entfernt und ‘Signaturvorgang abbrechen’ angeboten. |
unterschrieben | Ein Unterschriftengeber hat die Dokumentdatei signiert. Wenn alle Unterschriftengeber unterzeichnet haben, ist die Dokumentdatei vollständig signiert, wurde vom Signaturdienst abgerufen und als neue Version dem Dokument hinzugefügt. |
abgewiesen | Ein Unterschriftengeber hat die Signatur überarbeitet und einen Grund angegeben. |
abgelaufen | Der aktuelle Unterschriftengeber hat nicht innerhalb der auf der Signaturplattform konfigurierten Zeit unterschreiben. |
abgebrochen | Ein Benutzer hatte den Unterschriftenvorgang abgebrochen. |
Fehler | Sollte beim Unterschreiben ein Fehler auftreten, wird der Grund hier dokumentiert. |
in Bearbeitung | Die Dokumentendatei wurde an die Signierplattform übergeben und die angegebenen Unterschriftengeber müssen unterschreiben. |
Historie/Audit
In der Historie ist das Anfordern der Unterschriften sowie das Anlegen einer neuen Version mit der fertig unterschriebenen Datei mit einem entsprechenden Hinweis zur Änderung des Objekts zu erkennen.
Todo: Unterschriftprozess abbrechen
Once the signature process has started, it can be canceled by a user with editing rights.
A reason for the cancellation is queried and is then visible with the status 'canceled' in the 'Signatures' aspect.
Suchen nach zu signierenden und signierten Dokumenten
Je nach Konfiguration des Systems können sich signierte PDF-Dokumente in einem oder mehreren Dokumenttypen befinden. Die Suche kann über Objekttyp-übergreiden durchgeführt werden. Dazu klicken Sie im Suchdialog im Bereich ‘Übergreifend’ den Objekttyp ‘Signierung’ and. Es öffnet sich ein Suchformular. Wenn sie Dokumente finden wollen, die sich noch im Signierprozess befinden, so wählen sie für den Status ‘in Bearbeitung’ aus und führen die Suche aus. Signierte Doklumente finden Sie mit ‘signiert’.
