Data protection information for data processing in connection with product presentations

The data controller is OPTIMAL SYSTEMS GmbH, Cicerostr. 26, 10709 Berlin. You can reach our data protection officer at datenschutz@optimalsystems.de.

For sending invitations, we use your name and e-mail address. To conduct the product presentation, we use Microsoft TEAMS, with whom we have concluded an agreement on commissioned processing in accordance with Art. 28 DSGVO as well as a contract based on the standard contractual clauses of the EU Commission (see link). In the invitation and during the presentation, your name is usually visible to the other participants in the presentation. You may have the opportunity to use chat, question or poll functions and to ask questions during the presentation.  Chat transcripts are visible to us and, in the case of public chats, also to the other participants. The same applies to spoken contributions. In order to enable the display of video and the playback of audio, data from the microphone of your terminal device and from any video camera of the terminal device are processed during the presentation. In addition, your IP address is processed to establish and maintain a connection to the video conferencing system.  

We record product presentations. The presentations are made available to all participants for viewing on a protected (non-public) YouTube channel. If you have made comments during the presentation (e.g. through questions or chats), these comments are retrievable as part of the recording. After the event, we will send all participants an email with a link that can be used to view the recording.

The data processing is based on our legitimate interest in effective marketing measures in the form of product presentations in accordance with Art. 6 (1f) DSGVO. Recordings are usually deleted after one year. 

If the respective legal requirements are met, you have the right to information pursuant to Art. 15 DSGVO, to correction pursuant to Art. 16 DSGVO, to deletion pursuant to Art. 17 DSGVO, to restriction of processing pursuant to Art. 18 DSGVO and the right to data portability pursuant to Art. 20 DSGVO. You also have the right to object to the processing of your data at any time for reasons

situation, you have the right to object at any time to the processing of your personal data on the basis of Art. 6 (1f) DSGVO (Art. 21 (1) DSGVO). In addition, you have the right to lodge a complaint with the data protection supervisory authorities pursuant to Art. 77 DSGVO.

Datenschutzhinweise für die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit Produktpräsentationen

Verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung ist die OPTIMAL SYSTEMS GmbH, Cicerostr. 26, 10709 Berlin. Sie erreichen unseren Datenschutzbeauftragten unter datenschutz@optimalsystems.de.

Zum Versand von Einladungen verwenden wir Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse. Für die Durchführung der Produktpräsentation verwenden wir Microsoft TEAMS, mit denen wir eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO sowie einen Vertrag auf Basis der Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (siehe Link) abgeschlossen haben. In der Einladung und während der Präsentation ist Ihr Name im Regelfall für die übrigen Teilnehmer an der Präsentation sichtbar. Sie haben ggf. die Möglichkeit, Chat-, Fragen- oder Umfragefunktionen zu nutzen und während der Präsentation Fragen zu stellen.  Chatprotokolle sind für uns und bei öffentlichen Chats auch für die anderen Teilnehmer sichtbar. Gleiches gilt für Wortbeiträge. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden während der Dauer der Präsentation die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Zudem wird Ihre IP-Adresse verarbeitet, um eine Verbindung zum Videokonferenzsystem aufzubauen und aufrecht zu erhalten.  

Wir zeichnen Produktpräsentationen auf. Die Präsentationen werden allen Teilnehmern in einem geschützten (nicht öffentlichen) YouTube-Kanal zum Abruf zur Verfügung gestellt. Sofern Sie sich während der Präsentation geäußert haben (z.B. durch Fragen oder Chats), sind diese Äußerungen als Teil der Aufzeichnung abrufbar. Wir senden allen Teilnehmern nach Abschluss der Veranstaltung per E-Mail einen Link, über den die Aufzeichnung angesehen werden kann.

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an effektiven Marketing-Maßnahmen in Form von Produktpräsentationen gemäß Art. 6 Abs. 1f DSGVO. Aufzeichnungen werden i.d.R. nach einem Jahr gelöscht. 

Ihnen stehen bei Vorliegen der jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO zu. Sie haben zudem das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen

Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, die auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen (Art. 21 Abs. 1 DSGVO). Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei den Datenschutzaufsichtsbehörden nach Art. 77 DSGVO.